POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA. establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la empresa.
- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
NOMBRE DE LA EMPRESA: LATAMSEC SECURITY LTDA., domiciliada en la Ciudad de Bogotá D.C., debidamente constituida e inscrita mediante Escritura Pública, registrada ante la Cámara de Comercio, con matrícula mercantil No. 1966254, autorizada para desempeñar funciones de Vigilancia y Seguridad Privada, por el Ministerio de Defensa Nacional y la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, mediante Resolución No. 20184100086657 de 17 de octubre de 2018, con NIT.900.341.040-2
DIRECCIÓN FÍSICA: Cra 7 No 156 – 10, oficina 2002
TELÉFONO: 031-7435669
CORREO ELECTRÓNICO: administración@latamsecsecurity.com
- OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre responsable y titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
- ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LATAMSEC SECURITY LTDA., como responsable del tratamiento de datos personales.
- DEFINICIONES
- Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
- PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA, recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- DEBERES DE LATAMSEC SECURITY LTDA., COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LATAMSEC SECURITY LTDA., como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
9.1 Tratamiento de datos personales de aspirantes.
LATAMSEC SECURITY LTDA, recolectará los datos personales de sus aspirantes, los almacenará en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la empresa como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes serán:
a) Desarrollo de los procesos de selección y contratación. los cuales permiten la vinculación del talento humano a la empresa.
b) Verificación de los datos suministrados en la hoja de vida de cada aspirante.
c) Corroborar información y datos suministrados en la hoja de vida de las diferentes referencias personales y laborales, los cuales previamente se recolectó autorización por medio del aspirante.
LATAMSEC SECURITY LTDA, sólo recaudará de sus aspirantes, los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de evaluación y ejecución del proceso de selección a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de los aspirantes por parte de la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, LATAMSEC SECURITY LTDA, devolverá las hojas de vida al aspirante, el cual cuenta con un (1) mes para su retiro, de no ser así la empresa eliminará o almacenará la información por no continuar con el proceso de selección correspondiente.
9.2 Tratamiento de datos personales de Empleados
LATAMSEC SECURITY LTDA., recolectará los datos personales de sus empleados los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
d) Gestionar las funciones desarrolladas por los empleados.
e) Consultar memorandos o llamados de atención.
f) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
g) Contactar a familiares en casos de emergencia.
h) Carnetización para identificación de los empleados de la empresa.
i) Control y registro de los pagos de nóminas, realizadas al empleado.
LATAMSEC SECURITY LTDA., almacenará los datos personales de sus empleados, y los conservará en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre LATAMSEC SECURITY LTDA y el empleado.
LATAMSEC SECURITY LTDA tratará datos sensibles de sus empleados, para los efectos de este tratamiento se recolectará la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA., para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, LATAMSEC SECURITY LTDA., procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.3 Tratamiento de datos personales de los socios
LATAMSEC SECURITY LTDA. recolectará los datos personales de sus socios en Colombia y los almacenará en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los socios de la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA. serán:
a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de los socios.
b) Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar a los socios.
c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
d) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los socios.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea apoderado de la empresa y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
9.4 Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas
LATAMSEC SECURITY LTDA., recolectará los datos personales de sus proveedores y contratistas, los almacenará en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la empresa como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los proveedores y contratistas serán:
a) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa o sus vinculadas.
b) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas.
c) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.
d) Vinculación en general de cada proveedor y contratista.
e) Almacenamiento de su información de contacto en las bases de datos de la empresa.
f) Control y registro de las cuentas de cobro, facturación, pago y demás gestión contable realizada con los proveedores o contratistas.
LATAMSEC SECURITY LTDA, sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores o contratistas por parte de la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, LATAMSEC SECURITY LTDA, devolverá tal información al proveedor o contratante salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del proveedor o contratista con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.5 Tratamiento de datos personales de Clientes
LATAMSEC SECURITY LTDA, recolectará los datos personales de sus Clientes, los almacenará en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la empresa como de reserva, y que, en el caso de almacenar datos privados, solo los revelará la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes serán:
a) Vinculación de clientes en la base de datos con fines administrativos y contables.
b) Envío de productos o servicios adquiridos con la ejecución de su objeto social principal tales como elaboración de estudios de seguridad, análisis y evaluación de riesgos.
c) Cumplir con las obligaciones contractuales en la que se requiera recaudar información personal mediante la elaboración de bases de datos para efecto de control, supervisión y vigilancia de las instalaciones de la propiedad horizontal.
d) Control, registro y supervisión de los visitantes de las propiedades horizontales.
e) Control, registro y supervisión de los vehículos de los copropietarios, arrendatarios o visitantes que ingresen a las propiedades horizontales.
f) Control, registro y supervisión de la correspondencia de la propiedad horizontal.
g) Control y registro de las novedades, consignadas en las minutas de las propiedades horizontales.
h) Control y registro de datos de los clientes personas naturales, para realizar las actividades correspondientes de vigilancia privada.
i) Salvaguardar información sensible como la captura de imágenes y audio de acuerdo al contrato establecido y las normas vigentes para su conservación y visualización.
LATAMSEC SECURITY LTDA, sólo recaudará de sus clientes los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales de empleados de los clientes por parte de LATAMSEC SECURITY LTDA, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, LATAMSEC SECURITY LTDA, devolverá tal información a los clientes salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior de un (1) año y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.6 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia
LATAMSEC SECURITY LTDA, recolecta datos de sus proveedores, contratistas, clientes, empleados o visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las cámaras de vigilancia de la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA. serán:
a) Garantizar la seguridad de los proveedores, contratistas, clientes, empleados y visitantes en las instalaciones de la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA; y sus sucursales.
b) Controlar el ingreso, permanencia y salida de los proveedores, contratistas, clientes, empleados y visitantes en las instalaciones de la empresa.
Para cumplir con el deber de información que le corresponde a la empresa LATAMSEC SECURITY LTDA, como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a quince (15) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.6 Tratamiento de datos personales de la Página Web
LATAMSEC SECURITY LTDA, recolecta datos de sus visitantes a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web del LATAMSEC SECURITY LTDA, serán:
a) Permitir la comunicación con el cliente o tercero mediante la sección de contáctenos.
b) Identificación de nuestros servicios que ofrece LATAMSEC SECURITY LTDA.
c) Resolver cualquier derecho de petición, quejas o reclamo.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior de un (1) mes o lo pactado a través de avisos de privacidad o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
- TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
La empresa actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, LATAMSEC SECURITY LTDA, se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando LATAMSEC SECURITY LTDA, decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen el alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
LATAMSEC SECURITY LTDA, no realizará de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolectará y tratará los datos personales de los hijos menores de edad de sus empleados con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación.
En todo caso, LATAMSEC SECURITY LTDA, recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
- PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía, ADMINISTRATIVA. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico administracion@latamsecsecurity.com, info@latamsecsecurity.com o a través de comunicación escrita radicada en la Carrera 7 No. 156 – 10 oficina 2002 Bogotá.
12.1 Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de LATAMSEC SECURITY LTDA y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar un término de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2 Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de LATAMSEC SECURITY LTDA; debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley de Habeas Data, se podrá presentar reclamación ante LATAMSEC SECURITY LTDA; la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
1) El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a LATAMSEC SECURITY LTDA; con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que LATAMSEC SECURITY LTDA; reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (02) días hábiles e informará al Titular.
2) Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
3) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
- Estar dirigida a LATAMSEC SECURITY LTDA.
- Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
- Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
- El objeto de la petición.
- Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail). f. Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos).
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
12.3 Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
12.4 Petición de actualización y/o rectificación
LATAMSEC SECURITY LTDA; rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a LATAMSEC SECURITY LTDA, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LATAMSEC SECURITY LTDA.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto LATAMSEC SECURITY LTDA; podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
LATAMSEC SECURITY LTDA, se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
- VIGENCIA
La presente Política rige a partir del 08 de mayo de 2020.
